Automatisch bestanden synchroniseren voor online toegang

De iPhone kan afspraken, e-mailberichten en contactpersonen synchroniseren. Muziek, video’s en foto’s synchroniseren kan ook, maar het automatisch bijwerken van documenten zit er niet in. Met wat hulp lukt het echter wel.

Als je Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-bestanden altijd bij de hand wilt hebben kun je ze natuurlijk naar jezelf e-mailen. Maar handig is dat niet: de e-mailberichten verdwijnen uit het zicht en je mailbox staat vol met grote bijlagen. Bovendien synchroniseert er niets: de bijlagen worden niet automatisch bijgewerkt als je een wijziging in een document doorvoert.

Er zit daarom niets anders op dan gebruik te maken van de vele online diensten. Apple biedt zelf MobileMe aan, met een gratis iPhone-applicatie (MobileMe iDisk) om onderweg altijd de laatste versie van het bestand bij de hand te hebben. Wie geen zin heeft om elk jaar voor het MobileMe-abonnement te betalen kan veel goedkoper af zijn met een paar andere oplossingen.

Heb je een Mac, dan kun je met applicaties als Folders Synchronizer, ChronoSync of Hazel zorgen dat de inhoud van een bepaalde map automatisch met je online opslagruimte wordt gesynchroniseerd. In Windows Vista zit standaard al de mogelijkheid om mappen te synchroniseren, al zul je wel even moeten uitzoeken hoe het met jouw specifieke dienst werkt.

Op de iPhone heb je dan nog een applicatie nodig om de bestanden te kunnen lezen. Met de eerder genoemde MobileMe iDisk kan dat, maar ook met SugarSync, ZumoDrive of Dropbox (allemaal gratis). De afbeelding hiernaast is van SugarSync.

Een voorbeeld: je scant alle binnenkomende correspondentie in als PDF-bestand en plaatst deze in een apart mapje. Een applicatie als Hazel synchroniseert dit automatisch met je online Dropbox-opslagruimte en via Dropbox op de iPhone heb je altijd toegang tot de gescande documenten.