Taken synchroniseren tussen iPhone en MS Outlook

De iPhone kan adressen en afspraken synchroniseren via iTunes, maar wat ontbreekt is een goede taakapplicatie en dus ook de mogelijkheid om taken met Outlook te synchroniseren. Er zijn verschillende oplossingen om de taken toch op je iPhone te kunnen bekijken, maar wil je synchroniseren dan komt daar extra software bij kijken.

Er zijn twee mogelijkheden: installeer speciale taaksoftware op de iPhone of koop de Windows-applicatie TaskToCal waarmee je taken in je agenda kunt weergeven, inclusief herinnering. Meer informatie over TaskToCal lees je aan het einde van deze tip. We beginnen met applicaties die je op de iPhone installeert.

Eén van de vele taakapplicaties voor de iPhone is Toodledo, een applicatie die €2,99 kost en de taken synchroniseert met de online dienst Toodledo. Hiermee kun je de taken offline op je iPhone bekijken. Zenbe Lists is een interessant gratis alternatief, waarbij je de taken ook via het web kunt uitwisselen met vrienden en via elke webbrowser je takenlijst kunt inzien. De eveneens gratis applicatie To Do van Erica Sadun heeft één belangrijk nadeel: de taken zitten ‘opgesloten’ in je iPhone, je kunt ze niet op de desktop raadplegen en je kunt ze niet met anderen uitwisselen. Hetzelfde geldt voor Todo List (gratis) en To-Do List (€2,39).

Wil je je taken met de desktop synchroniseren, dan ben je op twee oplossingen aangewezen: het eerder genoemde ToodleDo (€2,99) en de applicatie Todo (€7,99) van ontwikkelaar Appigo. In beide gevallen heb je een gratis ToodleDo-account nodig en moet je de gratis applicatie ToodleDoSync installeren, ook wanneer je van plan bent om Todo te gebruiken.

In ToodleDoSync kun je aangeven dat de iPhone met vaste tussenpozen met Outlook moet synchroniseren. Mocht je steeds een waarschuwing krijgen dat een programma toegang probeert te krijgen tot Outlook, dan kun je deze veiligheidswaarschuwing in Outlook 2007 als volgt uitschakelen: Tools > Trust Center > Programmatic Access > Never warn. Voor het uitschakelen van de waarschuwingen in Outlook 2003 kun je ook MAPIlabs Advanced Security for Outlook (gratis) installeren.

Nu wil je misschien ook gewaarschuwd worden wanneer je aan een taak moet beginnen. Helaas bevat ToDo geen velden voor Due Date en Due Time (datum en tijd waarop de taak gereed moet zijn). Bij ToodleDo is het wel mogelijk om de einddatum en -tijd in te vullen, maar deze velden worden standaard niet getoond. Je zult ze dus eerst zichtbaar moeten maken:

1. Ga in ToodleDo op de iPhone naar Settings.
2. Kies Synchronization > Auto Sync.
3. Ga naar Fields used en schakel Due time aan.

Bij het aanmaken van een nieuwe taak in Outlook of op de iPhone stel je een einddatum/-tijd in. In Outlook heet dit Reminder/Herinnering.

Om de waarschuwingen te ontvangen zijn er meerdere oplossingen. Eén oplossing is gebaseerd op een sms-dienst van de Amerikaanse operator AT&T en is daarom niet geschikt voor gebruikers buiten de VS. Een flexibeler oplossing is TaskToCal ($19,95) waarmee taken uit Outlook automatisch in je Outlook-agenda worden getoond, voorzien van herinnering. Deze Outlook-plugin is geschikt voor Outlook 2000/XP/2003/2007.

Heb je besloten om TaskToCal aan te schaffen, dan heb je waarschijnlijk geen aparte taakapplicatie op de iPhone zelf meer nodig. De taken verschijnen gewoon in je iPhone-agenda, inclusief herinnering.

Zie ook: Google Groups Appigo